Praxiswissen

Einfach erklärt. Direkt aus der Praxis.

Ich teile regelmäßig Ideen und Erfahrungen rund um Büroorganisation, Kundenmanagement und den sinnvollen Einsatz digitaler Werkzeuge.

Wenn du gern selbst ausprobierst und dazulernst, findest du hier verständliche Anregungen und konkrete Beispiele.

Aus der Praxis

Der dreieinhalb Meter lange Rechenstreifen

Manchmal braucht es für eine große Verbesserung keine komplizierte Software. Manchmal genügt ein einziges zusätzliches Feld.

Damals arbeitete ich als Programmierer für ein Werkzeugbauunternehmen und entwickelte dort eine Produktionsplanung, mit der rund 50 Mitarbeiter arbeiteten – von der Konstruktion über den Einkauf bis in die Fertigung.

Eines Tages war ich in der Einkaufsabteilung unterwegs. Eine Mitarbeiterin hatte eine Stückliste aus unserem Programm vor sich liegen, daneben stand eine Rechenmaschine. Aus der Maschine hing ein Rechenstreifen. Nicht ein paar Zentimeter – ungefähr dreieinhalb Meter.

Schreibtisch mit einer Rechenmaschine, aus der ein meterlanger Rechenstreifen bis auf den Boden hängt, daneben eine Stückliste mit handschriftlichen Notizen — Symbolbild

„Was machen Sie denn hier?“

Was sie antwortete, kostete das Unternehmen jeden Monat mehrere Arbeitstage – obwohl die Lösung längst im System steckte.WeiterlesenWieder zuklappen

Auf der Stückliste standen Stahlteile. Je nach Sorte und Härte hat Stahl ein anderes spezifisches Gewicht, also rechnete sie für jede einzelne Position das tatsächliche Gewicht aus. Die Werte brauchte anschließend die Kalkulation.

„Der Werkstoff und die Abmessungen stehen doch schon in der Stückliste, oder?“
„Ja. Aber das spezifische Gewicht fehlt.“
„Dann hinterlegen wir das doch einmal beim Werkstoff. Danach rechnet das Programm das Gewicht selbst aus.“

Sie sah mich mit großen Augen an: „Das geht?“

„Natürlich geht das. Ihr müsst mir solche Dinge nur erzählen. Ich muss wissen, was ihr jeden Tag macht und wo ihr viel Zeit verliert. Dann kann ich mir überlegen, wie wir es einfacher machen.“

Wir bauten ein einziges zusätzliches Feld in die Software ein und hinterlegten gemeinsam mit den Konstrukteuren für die Stahlsorten und Härtegrade das jeweilige spezifische Gewicht. Diese Information musste nur ein einziges Mal gepflegt werden. Von da an genügte ein Knopfdruck: kein manuelles Addieren mehr, keine langen Rechenstreifen.

Ersparnis durch ein einziges Feld: rund drei Arbeitstage. Jeden Monat.

Nicht durch ein neues Softwareprojekt. Nicht durch eine teure Maschine. Sondern durch eine kleine Information, die an der richtigen Stelle hinterlegt wurde.

Warum ich das erzähle

Optimierung beginnt mit Zuhören.

Die Mitarbeiterin wusste gar nicht, dass sich diese Aufgabe automatisieren lässt. Sie erledigte sie seit Jahren auf dieselbe Weise und ging davon aus, dass es eben so gemacht werden muss. Und ich hätte keine Lösung entwickeln können, wenn ich das Problem nie gesehen hätte.

Deshalb stelle ich zuerst vier Fragen:

Was machst du gerade?
Warum machst du es auf diese Weise?
Wie oft musst du das erledigen?
Welche Informationen sind bereits vorhanden?

Manchmal ist die Lösung aufwendig. Manchmal besteht sie tatsächlich nur aus einem einzigen banalen Feld, das einmal richtig gepflegt wird – und plötzlich spart ein Unternehmen jeden Monat mehrere Arbeitstage.

Nicht alles neu machen, sondern genau hinschauen, bestehende Informationen intelligent nutzen und die tägliche Arbeit spürbar einfacher machen.

Wie alles anfing

Der Lehrling, der plötzlich alles wissen musste

Den Staffelsteiner Milchhof gibt es längst nicht mehr. Wo früher Milchsammelwagen vorfuhren und Käselaibe verpackt wurden, stehen heute Wohnhäuser. Trotzdem beginnt dort mein beruflicher Weg.

1984 fing ich dort meine Ausbildung zum Industriekaufmann an. In der Verwaltung arbeiteten sieben Personen, die Aufgaben waren klar verteilt – vielleicht etwas zu klar. Jeder hatte seinen Bereich und hielt sein Wissen ziemlich fest. Für den Lehrling blieb wenig übrig, erklärt wurde ebenfalls wenig.

Also suchte ich mir meine Arbeit selbst. Ich half im Labor, bereitete Unterlagen für die Milchfahrer vor, stellte im Lager Futtersäcke, Quark und Käse für die Touren zusammen. Ohne es zu merken, tat ich dabei etwas, das meine Arbeit bis heute prägt: Ich schaute nicht nur auf meinen eigenen Schreibtisch, sondern wollte verstehen, wie das ganze Unternehmen funktioniert.

Dann waren die anderen plötzlich weg

Innerhalb kurzer Zeit verließen fast alle Mitarbeiter die Verwaltung – einige aus Altersgründen, andere wechselten den Arbeitsplatz. Übrig blieb ausgerechnet der Lehrling, dem man bis dahin am wenigsten beigebracht hatte.

Vor mir lagen Aufgaben, von denen ich teilweise nicht einmal wusste, wozu sie dienten: Milchgeldabrechnungen, Kontingente, Genossenschaftsanteile, Exportpapiere, die Vorbereitung der Generalversammlung. Es gab keine Anleitung und niemanden, der sich neben mich setzte.

Am Ende wurde aus unzähligen Überstunden freie Zeit – und ein einziger Satz veränderte den ganzen Berufsweg.WeiterlesenWieder zuklappen

Also rief ich beim Rechenzentrum an, telefonierte mit dem Zoll und den zuständigen Stellen, ließ mir Rechenwege erklären und fragte nach. Nicht nur „Was muss ich hier eingeben?“, sondern vor allem:

„Warum wird das eigentlich so gemacht?“

Nach und nach erschloss sich mir das System. Bald erstellte ich Exportpapiere für Milchlieferungen nach Italien und Käselieferungen nach Griechenland, bearbeitete Genossenschaftsanteile und erklärte Mitgliedern des Aufsichtsrates Sachverhalte, die ihnen selbst noch nicht vollständig bekannt waren. Ich war Anfang zwanzig.

Warum eigentlich so viele Überstunden?

Die Arbeit funktionierte inzwischen – aber sie war umständlich organisiert. Mein Kollege und ich machten unzählige Überstunden, vieles wurde aufwendig, mehrfach oder unnötig kompliziert erledigt. Und immer häufiger stellte ich mir dieselbe Frage: Muss das wirklich so sein?

Wir sortierten Aufgaben neu und vereinfachten Arbeitsschritte. Ich besuchte Kurse, lernte programmieren und arbeitete mit einer frühen Tabellenkalkulation – lange bevor Excel in jedem Unternehmen selbstverständlich war.

Aus vielen Überstunden wurde freie Zeit. Nicht weil weniger Arbeit da war, sondern weil sie besser organisiert war.

Ein Computer veränderte den Berufsweg

Gegen Ende meiner Zeit im Milchhof kaufte ich mir meinen ersten eigenen Computer. Darüber kam ich mit einem IT-Unternehmen ins Gespräch. Bewerben musste ich mich dort nicht – man sagte mir schlicht: „Wir brauchen dich.“

So führte der Weg vom Industriekaufmann in die IT, später in die CRM-Beratung, in die Automatisierung und schließlich zur Prozessoptimierung für kleine und mittelständische Unternehmen.

Meine Laufbahn begann also nicht mit einer bestimmten Software und auch nicht mit einem Karriereplan. Sie begann mit fehlenden Anleitungen, zu vielen Überstunden und der Neugier eines Lehrlings, der verstehen wollte, wie ein Unternehmen wirklich funktioniert.

Bevor man neue Technik einführt, muss man die Abläufe verstehen. Erst dann kann man sie vereinfachen, sinnvoll unterstützen und gezielt automatisieren.

Meine Art zu beraten entstand deshalb nicht vor einem Bildschirm. Sie entstand zwischen Milchlieferlisten, Futtersäcken und schweren Käselaiben – mit einer einfachen Frage: Geht das nicht auch einfacher?

Weitere Beispiele aus Kundenprojekten

Konkrete Projektbeispiele ergänze ich hier nach und nach – jeweils nur mit ausdrücklicher Freigabe der Beteiligten. Wenn du wissen möchtest, ob sich bei dir etwas Vergleichbares findet: Der schnellste Weg dorthin ist ein Gespräch.

Wo hängt bei dir der Rechenstreifen?

Fast jeder Betrieb hat eine Aufgabe, die seit Jahren von Hand erledigt wird, weil nie jemand gefragt hat, ob es auch anders geht. Lass uns gemeinsam nachsehen.

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